Wat zijn betalingsvoorwaarden?

Betalingsvoorwaarden zijn afspraken over hoe en wanneer een klant voor een product of dienst betaalt. Ze kunnen onder meer de betalingstermijn, betaalmethode en gevolgen van een betalingsachterstand beschrijven. Welke regels gelden, hangt mede af van de vraag of de klant een consument, bedrijf of overheidsorganisatie is.

Wat staat er in betalingsvoorwaarden?

De inhoud verschilt per overeenkomst. Veelvoorkomende afspraken gaan over:

• Betalingstermijn: wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Lees ook wat een betalingstermijn betekent.
• Betaalmethode: bijvoorbeeld automatische incasso, bankoverschrijving of betaling met een kaart.
• Betaling in delen: een aanbetaling of betaling in termijnen, als dat is afgesproken.
• Gevolgen van te laat betalen: afspraken over bijvoorbeeld wettelijke rente en incassokosten, voor zover die volgens de regels in rekening mogen worden gebracht.
• Facturatie: wanneer en op welke manier de klant een factuur ontvangt.

Welke betalingstermijnen gelden?

De regels hangen af van wie de klant is. Leg de termijn duidelijk vast in het contract of de algemene voorwaarden en controleer welke wettelijke regels van toepassing zijn.

Betaling tussen bedrijven

Voor zakelijke overeenkomsten geldt doorgaans een wettelijke betalingstermijn van maximaal 60 dagen. Voor grote bedrijven die aan mkb-bedrijven of zzp’ers moeten betalen, geldt in het algemeen een maximum van 30 dagen. Als er geen termijn is afgesproken, geldt doorgaans een betalingstermijn van 30 dagen.

Betaling door consumenten

Voor consumenten is er geen algemene wettelijke betalingstermijn. De verkoper kan een termijn afspreken, maar moet deze vooraf duidelijk maken. De termijn mag niet onredelijk lang zijn.

Betaling aan de overheid

Overheidsorganisaties moeten facturen doorgaans binnen 30 dagen betalen. Alleen in bijzondere omstandigheden kan een langere termijn gelden.

Welke betalingsvormen komen voor?

• Betaling achteraf: de klant betaalt binnen de afgesproken termijn na ontvangst van de factuur.
• Vooruitbetaling: de klant betaalt het volledige bedrag of een deel daarvan voordat de dienst wordt geleverd of het product wordt verzonden.
• Betaling in termijnen: het bedrag wordt volgens een afgesproken schema in meerdere delen betaald.
• Directe betaling: de klant betaalt bijvoorbeeld bij aankoop, levering of afronding van de dienst.

Welke vorm mogelijk is, hangt af van de aanbieder en de overeenkomst. Zorg dat zowel het bedrag als het moment van betaling duidelijk is.

Wat gebeurt er als een betaling uitblijft?

Als een consument niet op tijd betaalt, moet de schuldeiser eerst een kosteloze aanmaning sturen voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. In die aanmaning krijgt de consument 14 dagen om alsnog te betalen. Wettelijke rente en incassokosten mogen alleen in rekening worden gebracht als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Voor zakelijke klanten gelden andere regels. Kijk daarom naar de afspraken in de overeenkomst en de wettelijke regels voor zakelijke transacties.

Betalingsvoorwaarden duidelijk opstellen

• Vermeld wanneer betaling uiterlijk moet plaatsvinden: gebruik een duidelijke datum of termijn.
• Maak kosten inzichtelijk: beschrijf eventuele aanbetalingen, termijnen en bijkomende kosten.
• Stem de afspraken af op de klant: consumenten en bedrijven vallen niet altijd onder dezelfde regels.
• Informeer de klant vooraf: zorg dat de voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst toegankelijk zijn.
• Controleer de voorwaarden regelmatig: pas ze aan als de wet of je werkwijze verandert.

Veelgestelde vragen over betalingsvoorwaarden

Kunnen betalingsvoorwaarden worden aangepast?

Partijen kunnen nieuwe betalingsafspraken maken als ze het daarover eens zijn. Leg wijzigingen duidelijk vast en controleer of ze passen binnen de regels die voor de overeenkomst gelden.

Wat is een redelijke betalingstermijn?

Er is geen termijn die voor iedere situatie redelijk is. De regels verschillen onder meer voor consumenten, bedrijven en overheden. Spreek de termijn vooraf duidelijk af en controleer de wettelijke grenzen.

Mag een verkoper altijd extra kosten rekenen bij te laat betalen?

Nee. Wettelijke rente en incassokosten mogen alleen onder de daarvoor geldende voorwaarden in rekening worden gebracht. Bij consumenten is onder meer een kosteloze aanmaning met een termijn van 14 dagen nodig voordat incassokosten mogen worden gevraagd.