Wanneer mag je administratiekosten rekenen?

Je mag administratiekosten rekenen als de klant vooraf akkoord is gegaan, de kosten duidelijk gespecificeerd zijn én ze redelijk zijn. Denk aan kosten voor het opstellen van contracten of het versturen van herinneringen. Onredelijke of niet-toegelichte kosten kunnen worden betwist.

Voorbeelden van administratiekosten

• Het verwerken van een huurcontract bij het aangaan van een huurrelatie

• Het aanmaken en beheren van een account bij een dienstverlener

• Het versturen van betalingsherinneringen of aanmaningen

• Het wijzigen van gegevens in een contract, zoals een adreswijziging

Wettelijke regels voor administratiekosten

Transparantie en specificatie

Bedrijven moeten duidelijk maken waarvoor ze administratiekosten rekenen. De kosten mogen niet vaag worden omschreven als “algemene kosten”.

Toestemming van de klant

Er mogen alleen kosten worden gerekend als de klant vooraf akkoord is gegaan, bijvoorbeeld via een contract waarin deze kosten zijn opgenomen.

Redelijkheid en billijkheid

De hoogte van de kosten moet in verhouding staan tot de werkzaamheden. Te hoge kosten kunnen als onredelijk worden beschouwd.

In welke situaties zijn administratiekosten toegestaan?

Huur- en verhuurovereenkomsten

Kosten voor contractopstelling, borgadministratie of andere administratieve handelingen mogen, mits redelijk. Let op: bemiddelingskosten mogen niet zomaar als administratiekosten worden gepresenteerd.

Abonnementen en diensten

Bij sportscholen, internetproviders of andere abonnementsdiensten kunnen administratiekosten gerekend worden voor:

• Het aanmaken van een account

• Wijzigingen in persoonsgegevens

• Opzegging of verlenging van een contract

Herinneringen en incasso

Bij betalingsachterstanden mogen administratiekosten worden gerekend voor herinneringen of aanmaningen, zolang deze redelijk en vooraf gemeld zijn.

Tips voor consumenten

• Lees de voorwaarden: Controleer vooraf of administratiekosten zijn opgenomen in de overeenkomst.

• Vraag om specificatie: Onduidelijke kosten? Vraag om uitleg.

• Onderhandel: Vooral bij verhuur kun je soms onderhandelen over de hoogte.

• Vergelijk: Check wat gebruikelijk is bij andere aanbieders.

Veelgestelde vragen

Kan ik bezwaar maken tegen te hoge administratiekosten

Ja, dat kan. Vraag schriftelijk om een onderbouwing van de kosten en licht toe waarom je bezwaar maakt.

Zijn administratiekosten aftrekbaar bij de belasting

Voor particulieren meestal niet. Voor bedrijven kunnen ze onder zakelijke kosten vallen.

Wat kan ik doen als ik onterecht administratiekosten heb betaald

Vraag om terugbetaling bij de klantenservice. Als dat niet werkt, kun je naar een klachtencommissie of geschillencommissie stappen.